Il existe plusieurs situations dans lesquelles un entrepreneur peut avoir besoin d’enregistrer une entreprise auprès d’un centre d’affaires. Domicilier une entreprise consiste à désigner l’adresse du centre d’affaires comme siège fiscal et/ou commercial de l’entreprise, avec tous les avantages que cela comporte. En outre, ce service offre généralement d’autres avantages, tels que l’accès à des espaces, un soutien administratif ou des salles de réunion.
Établissez votre entreprise dans un lieu prestigieux
L’un des avantages les plus évidents des services de domiciliation offerts par les centres d’affaires est la possibilité d’associer votre entreprise à une adresse prestigieuse, ce qui lui confère une image de solvabilité et de fiabilité. Du point de vue du client, notre entreprise peut avoir une adresse dans une ville ou une autre, ou dans une région ou une autre, selon ce que nous décidons.
Avec des experts, tels que digidom, la domiciliation d’une entreprise devient une procédure simple qui ne nécessite pas beaucoup de paperasserie. Dans des conditions normales, les centres d’affaires demandent généralement les éléments suivants
- Le DNI de la personne qui signe le contrat.
- Un certificat CIF.
- L’acte de société et la procuration.
- Les numéros de compte bancaire.
Si vous êtes indépendant, ils ne vous demanderont généralement que votre carte d’identité et votre numéro de compte bancaire.
Gestion de la correspondance de l’entreprise
Les services de domiciliation comprennent en général la gestion de la correspondance, qui consiste à recevoir et à envoyer des documents et des colis. Dans certains cas, le centre d’affaires peut demander une notification immédiate de l’arrivée des documents.
Vous bénéficiez ainsi non seulement de la réputation du centre d’affaires, mais aussi d’une gestion et d’un contrôle efficace de votre correspondance. Vous évitez ainsi les pertes et les retards de correspondance, qui peuvent parfois avoir de graves conséquences pour votre entreprise.
Réception des appels
Un centre d’affaires est généralement compris comme un service intégré qui inclut les avantages de la domiciliation d’une entreprise au-delà de l’utilisation de l’adresse du centre d’affaires comme siège social, fiscal et/ou commercial de l’entreprise.
En ce sens, la domiciliation d’une entreprise dans un centre d’affaires peut également inclure des services de téléphonie entrante. Selon les conditions, vous pouvez disposer d’un numéro de téléphone dédié qui répond de manière personnalisée au nom de votre entreprise.
Dans ce cas, le centre d’affaires vous avertit immédiatement par courrier électronique de la réception d’un appel, ce qui vous permet de rester au courant des activités liées à votre entreprise avec une simple connexion à l’internet.
Vous êtes ainsi assurés de ne manquer aucun appel, même lorsque vous ne pouvez pas répondre vous-même au téléphone, ce qui est particulièrement important si vous êtes indépendant. Certains centres d’affaires offrent également la possibilité de transférer les appels vers des téléphones mobiles ou fixes afin de mieux contrôler les communications de l’entreprise.
Heures d’ouverture étendues
Les services d’accueil téléphonique et de traitement du courrier ont l’avantage de pouvoir offrir leurs services pendant les heures d’ouverture étendues du centre d’affaires. Certains centres offrent ces services de 9 h à 19 h, soit 10 heures de service téléphonique ininterrompu, qu’il nous serait difficile d’offrir à nos clients.
Accès aux centres d’affaires
Les entreprises qui décident d’installer leur siège dans un centre d’affaires bénéficient généralement d’un accès prioritaire à d’autres services du même centre, tels que l’assistance administrative ou l’accès aux espaces communs.
L’un des services les plus intéressants est sans aucun doute l’accès à des forfaits horaires pour l’utilisation des salles de réunion. Surtout si nous ne disposons pas d’un bureau physique, nous aurons tôt ou tard besoin d’un espace où nous pourrons recevoir des clients ou des fournisseurs ou organiser des réunions. C’est pourquoi, lors de la signature d’un contrat de domiciliation, il est important de vérifier si ces services sont inclus dans le contrat.
L’immatriculation d’une société ne consiste donc pas seulement à associer une adresse physique à notre entreprise : elle nous donne une réputation, une bonne image et des services supplémentaires à un coût très raisonnable. C’est une option particulièrement intéressante, par exemple pour les indépendants qui ne disposent pas de leur propre bureau, mais travaillent à domicile ou sur le lieu de travail d’un client.